會展查詢/把“簡單”做成“不簡單”
——如何保證會議活動的現場效果
把簡單的事做成不簡單的事，也算是一種成功。
這是星月會議服務有限公司總經理田斌頗為推崇的一句話。田斌做會議活動已經有七年的歷史，他深知一個商業性會議成功的關鍵所在：“在會議活動的最終評判中，最關鍵的就是現場的效果。甲方——即會議的主辦方最終要達到的目的，也在於此。”
如何取得最理想的現場效果呢？需要注意三個要點。
彩排：不可或缺
田斌認為不同的會議有不同的重點。例如一個新品發佈會，它可能要求得更多的是在會前與媒體的溝通與瞭解。但是任何一個會議的舉辦最終都需要追求現場的效果，“從主持人宣佈會議開始的那一刻，一直到會議結束，整個會議進程所體現出來的效果是最終決定現場氣氛的關鍵所在，因此在任何形式的會議活動中，彩排都是一個不可或缺的環節。”
作為承辦方，必須提供一個具體的流程效果書，即將整個會議的過程，包括場地的設計圖、會議具體包括哪幾個流程、哪個環節有什麼樣的音響效果配合等，形成書面的文字交給主辦方確認。在確認過程中，需要向主辦方進行詳細到位的描述。這個過程是前期準備工作中最繁複的。田斌說：“如果把一個會議當成一台晚會，那麼這個流程效果書就是整個晚會的文字腳本，它的品質好壞，直接影響到現場的效果。”
在整個方案確認後，進行實際操作過程中要注意分工協作，將不同的專業人士“串”在一起，比如讓音響、燈光、美術等不同領域的專業人員來負責整個會議活動中的不同工作。接下來就是進行彩排。
田斌說：“一般而言，一個會議或活動的彩排分兩種，一種是非臨場的彩排，即會議的主辦與承辦方一起將整個過程走一遍，及時對會議流程中不太流暢的環節進行調整與修改。另一種就是臨場的彩排，包括主持、音響燈光配合、現場音樂等環節都需到位。”
田斌剛剛做完一個酒會專案，由於事先考慮的是酒會形式，需要自由、休閒的氣氛，因此在演講臺上並沒有設固定麥克；但是在在彩排的過程中，大家發現這個環節對整個會議的效果影響相當大，影響了特約嘉賓的發言效果，因此進行了及時的補救。
田斌說：“不同的會議有不同的彩排形式，像酒會、晚會、新品發佈會等，整體流程的流暢與緊湊是很關鍵的。但是一些非商業性的會議，比如有大量政府官員參加的會議，其彩排的側重點可能會有所不同。如何安排接待這些官員，如排座位，介紹次序都成為彩排過程中的重點。我在1998年做的一個通信研討會上，在彩排過程中，光給那幾位領導排座次就花了足足三個小時。做會就是這樣，有很多小問題都在你認為絕對不可能出錯的地方出現，一個很有品質的彩排，可以解決不少這樣的‘小馬虎’。一般而言，一個會議的現場彩排可以進行三到五次，一次比一次要進行得順暢，隨著這一次次彩排，主辦方與承辦方的底氣也越來越足。”
主持：合適是關鍵
如果彩排是會議正式開鑼前的未雨綢繆，那麼當主持人宣佈“會議正式開始”後，無論是主辦方也好，承辦方也好，對整個會議流程與效果的控制就顯得無足輕重。會議的一切都掌握在了會議主持人的手中。
所以，田斌說：“主持人相當關鍵！”他強調，不同的會議活動，需要請風格不同的主持人，“有的主持人比較長於‘煽情’，那麼一些新品發佈就絕不能請他；有些主持人比較能‘煽動’，那麼一些需要啟發思維的會議就不能夠交給他。一句話，合適是關鍵。比如說我前面提到的那個酒會，當初主辦方提出的構想是請鳳凰衛視的某知名主持人，原因是她的知名度比較大，比較容易出效果。但是我們進行了一番比較後，沒有同意主辦方的要求，首先因為這是一個酒會，要求主持人的氣質、風格都更貼近酒會的要求，而主辦方鐘意的這位名主持卻是以新聞報導而聞名，風格氣質比較端莊雅正，讓她來做酒會，恐怕不能夠起到足夠的效果。最後主辦方接受了我們的建議，我們請了另一個女主持，她的名氣可能不是特別大，但是她的整體主持風格是親切隨和，很貼近這個酒會的要求，最後取得了很好的效果。會後，主辦方的老闆都拉著她聊天，合影。”
選對人還只是一方面，主持人本身的現場反應也是相當重要的一環。而這一切都要求事先進行大量的案頭工作。
田斌說，在每次確定一個主持人後，他們都會跟主持人有相當頻繁的私下溝通，交流次數甚至超過了與主辦方的溝通，包括行業的專業培訓、會議內涵的交流、會議進程的溝通。田斌認為溝通的過程既是對主持人快速進入角色的一種培訓，同時又是雙方信心的一種回饋，“如果在溝通的過程中，彼此覺得越來越靠譜，情緒上都很興奮，那麼這個人主持人應該就會在現場有很好的即興表現；如果主持人一直不能有足夠的信心回饋過來，那麼我覺得我們必需換一個人來主持。事實上，不可能每個人都有百分百的信心，只要她有足夠的自信，那麼剩下的可能留有遺憾的部分，可以由我們事前更細緻的工作來彌補。”
亮點：點睛之筆
在九十年代中後期，國內一些IT企業領先在會議活動中推出了“暖場片”的概念，即選擇一些反映企業定位與產品特性的短片在會議現場進行迴圈播放，這種方式既可以“吸引眼球”，又對現場的效果有著很強的烘托作用。田斌將之稱之為會議活動的“亮點”：“這是決定一個會議活動可以達到什麼效果的點睛之筆。”
田斌坦言，會議活動是一個依靠創意生存的行業，“只有創意的源泉不斷，才有可能保證會議效果能夠如人所願。”而創意最後直接反映在會議活動的“亮點”當中。
但是“亮點”並非空穴來風，它的“亮”建立在高品質會議的基礎之上。田斌介紹說，作為會議的主辦方，一定要對整個會議過程有一個清晰的認識，要在事先明確幾點：一是這個會議屬於什麼類型，是酒會、研討會、論壇、講座還是發佈會；二要確定對象；三是希望達到什麼樣的效果。只有在確定了這三個要素的前提下，作為承辦方的會議活動服務公司才有可能真正地做到有的放矢。
田斌指著正在播放的，剛剛完成的酒會VCD說：“你看到沒有，在這個酒會的現場，沒有一張椅子，所有的來賓，包括嘉賓，全都是站著參會的。這種與眾不同的形式，就應該算是會議活動過程的一個亮點。因為這種酒會不是一個特別嚴肅的場合，需要一種比較自在的氛圍，因此我提議主辦方不設置座位。當時主辦方覺得特別不能理解，問我：‘萬一客人要站累了怎麼辦？’但是我最後扛下來了，結果的效果是大家都覺得特別好，特別有感覺。”
既然是“創意”性質的東西，那麼再好的亮點也有階段性，像“暖場片”，在1997年聯想率先在國內IT界推出時，引人矚目，但是不到半年，便很快成為各類會議活動的必備環節。因此這種方式本身已經沒有什麼新意，在舉辦會議過程中，更需要挖掘由這種方式延伸出來的創意。
田斌強調：“在這個行業裏，沒有小問題，因為再小的失誤甚至是不到位，都足以令一個會議或活動失色，因此摳細節是必需的。只有抓住細節，才能令會議活動的效果如人所願。”